Excel ya permite guardar varios valores reales dentro de una sola celda, pero de momento solo en Insiders

Microsoft está probando uno de los cambios más profundos en la forma de almacenar datos en Excel: una sola celda puede contener ahora varios valores reales. Las nuevas capacidades se denominan Lists, Arrays in Cells y Nested Arrays y permiten mantener información relacionada dentro de una celda sin convertirla en una simple cadena de texto separada por comas.

La novedad todavía no ha llegado a la versión estable de Excel. Microsoft la está desplegando inicialmente en los canales Beta de Microsoft 365 Insiders para Windows y Mac, por lo que su funcionamiento puede cambiar antes de una distribución más amplia.

Una lista de Excel ya no es simplemente texto separado por comas

Hasta ahora era habitual escribir dentro de una celda algo como varios responsables, etiquetas, ubicaciones o respuestas separados mediante comas. Visualmente parecía una lista, pero Excel seguía interpretando todo el contenido como un único valor de texto.

Las nuevas Lists cambian ese comportamiento. Cada elemento almacenado en la celda conserva su identidad como valor independiente, de manera que Excel puede filtrarlo, utilizarlo en cálculos y analizarlo individualmente sin obligar al usuario a repartir la información entre distintas columnas o filas.

Microsoft pone como ejemplo un proyecto que tenga varios responsables. En lugar de crear columnas adicionales o almacenar todos los nombres como una única cadena, ahora pueden mantenerse dentro de una sola celda y seguir tratándose como elementos independientes.

Cómo se crean las nuevas listas en una celda

En las versiones Beta compatibles, Microsoft permite crear una lista desde Insert > List o mediante el atajo de teclado Ctrl+J.

Después es posible escribir o pegar los elementos utilizando comas o puntos y coma como separadores, dependiendo de la configuración regional de Excel. Aunque la introducción de los datos pueda recordar a un texto delimitado, el resultado es diferente: Excel almacena internamente los elementos como valores separados dentro de la misma celda.

Esto permite, por ejemplo, que un filtro reconozca individualmente cada responsable de un proyecto en lugar de considerar toda la combinación de nombres como una única opción.

Excel también puede guardar arrays completos dentro de una celda

El cambio va más allá de las listas. Microsoft introduce también Arrays in Cells, que permiten conservar un array completo como el valor de una única celda.

Las matrices dinámicas disponibles en las versiones modernas de Excel suelen expandir sus resultados sobre varias celdas cuando una fórmula devuelve más de un valor. Con Arrays in Cells, determinados resultados pueden mantenerse agrupados dentro de una celda y utilizarse posteriormente en otros cálculos.

Esto abre la puerta a hojas de cálculo en las que una celda representa una estructura de datos más compleja sin ocupar necesariamente varias posiciones de la cuadrícula.

Los arrays también pueden contener otros arrays

Microsoft incorpora además soporte para Nested Arrays, es decir, arrays que contienen otros arrays en su interior.

Esta capacidad resuelve una limitación histórica del motor de cálculo de Excel. Hasta ahora, determinadas fórmulas que intentaban producir un array dentro de otro podían generar resultados incompletos o errores porque Excel no admitía directamente esa estructura.

Los arrays anidados permiten mantener relaciones jerárquicas. Por ejemplo, una empresa podría almacenar varios grupos de hitos asociados a diferentes áreas de un proyecto sin convertir todos los elementos en una única lista plana.

Excel estrena FLATTEN, HAS, HASANY y HASALL

Microsoft acompaña las nuevas estructuras con cuatro funciones diseñadas para trabajar con estos datos: FLATTEN, HAS, HASANY y HASALL.

• FLATTEN reduce uno o más niveles de un array anidado y permite obtener sus elementos en una estructura más sencilla.
• HAS comprueba si un valor determinado aparece dentro de un array o lista.
• HASANY comprueba si aparece al menos uno de varios valores buscados.
• HASALL devuelve un resultado positivo únicamente cuando están presentes todos los valores requeridos.

Microsoft utiliza como ejemplos la posibilidad de buscar proyectos asignados a una persona concreta con HAS, localizar aquellos en los que participa cualquiera de los miembros de un equipo mediante HASANY o comprobar con HASALL que todos los responsables necesarios estén incluidos antes de un lanzamiento.

Las listas mantienen capacidades de filtrado y cálculo

Una de las claves de esta implementación es que agrupar varios valores dentro de una celda no impide seguir trabajando con ellos. Excel puede reconocer los elementos por separado para tareas de filtrado y las nuevas estructuras pueden utilizarse como entrada de otras operaciones y fórmulas compatibles.

Microsoft plantea aplicaciones en gestores de proyectos, inventarios, encuestas, bases de clientes o cualquier hoja en la que una misma entidad pueda tener varias etiquetas, propietarios, ubicaciones o respuestas.

La diferencia frente a guardar esos datos como texto es importante. Una celda que contiene varios nombres separados mediante comas continúa siendo un único texto en las versiones tradicionales de Excel. Una nueva List, en cambio, conserva cada nombre como un elemento independiente que Excel puede interpretar.

De momento solo está disponible en Excel Beta

Microsoft no ha anunciado todavía una fecha para llevar Lists, Arrays in Cells y Nested Arrays al canal estable de Microsoft 365. El despliegue inicial está limitado a Microsoft 365 Insiders en el canal Beta de Excel para Windows y Mac.

Como ocurre habitualmente con las funciones para Insiders, Microsoft puede modificar su comportamiento, ampliar gradualmente la disponibilidad o retirar temporalmente alguna parte mientras recopila comentarios y corrige problemas.

Por ello, un usuario que abra actualmente una versión estable de Excel puede no encontrar ni la opción List ni las nuevas funciones. La presentación de Microsoft del 24 de septiembre corresponde a una función en pruebas, no a una actualización disponible ya para todos los usuarios de Excel.