Cómo mostrar todas las fórmulas de Excel a la vez sin revisar las celdas una por una

Cuando una hoja de Excel contiene decenas o cientos de cálculos, no es necesario seleccionar las celdas una por una para comprobar sus fórmulas. Excel dispone de una vista que sustituye temporalmente los resultados por las fórmulas de toda la hoja, lo que facilita localizar referencias incorrectas, comparar cálculos o preparar una copia impresa para revisarla.

Cómo mostrar todas las fórmulas de Excel con el teclado

La forma más rápida en la aplicación de escritorio de Excel es utilizar el atajo Ctrl + `. El segundo carácter es el acento grave, no un apóstrofo normal.

1. Abre el libro de Excel y entra en la hoja que quieras revisar.
2. Pulsa Ctrl + `.
3. Excel sustituirá los resultados visibles de las celdas por las fórmulas que contienen.
4. Cuando termines de revisarlas, vuelve a pulsar Ctrl + ` para recuperar la vista normal con los resultados.

El cambio afecta a la hoja y permite ver simultáneamente las fórmulas de las celdas que las contienen. No modifica las fórmulas ni sus resultados: únicamente cambia la forma en la que Excel las muestra.

Microsoft documenta el mismo atajo para Excel en Windows y Mac, aunque advierte de que en Mac la posición o disponibilidad de la tecla de acento grave puede variar según la distribución y el idioma del teclado.

Cómo hacerlo desde el menú de Excel

Si no encuentras la tecla de acento grave o el atajo no funciona correctamente con la distribución de tu teclado, puedes activar la misma vista desde la cinta de opciones.

1. Abre la pestaña Fórmulas.
2. Busca el grupo de herramientas de auditoría de fórmulas.
3. Selecciona Mostrar fórmulas.

Excel mostrará las expresiones utilizadas en las celdas en lugar de sus resultados. Para regresar a la vista habitual, entra de nuevo en Fórmulas y pulsa otra vez Mostrar fórmulas.

Cómo volver a ocultar todas las fórmulas

No necesitas cerrar el archivo ni deshacer ningún cambio. La función actúa como un interruptor.

• Si la activaste con el teclado, vuelve a pulsar Ctrl + `.
• Si utilizaste la cinta, vuelve a seleccionar Fórmulas > Mostrar fórmulas.

Las celdas volverán a enseñar sus resultados habituales. Las fórmulas continuarán disponibles en la barra de fórmulas cuando selecciones una celda, siempre que esa fórmula no haya sido ocultada mediante la protección de la hoja.

Cómo imprimir una hoja mostrando las fórmulas

Esta vista también sirve para imprimir una hoja con los cálculos visibles. Primero activa Mostrar fórmulas mediante el menú o con Ctrl + ` y, después, utiliza la función de impresión de Excel como harías normalmente.

1. Activa Mostrar fórmulas.
2. Comprueba que las columnas tienen suficiente anchura para mostrar las expresiones completas.
3. Abre la pantalla de impresión.
4. Revisa la vista previa y ajusta orientación, escala o márgenes si las fórmulas ocupan demasiado espacio.
5. Imprime la hoja.

En condiciones normales Excel imprime los resultados y no las fórmulas. Al activar previamente esta vista, las fórmulas pasan a aparecer también en la impresión. Microsoft indica que, para imprimir de esta forma desde un libro abierto en Excel para la Web, debe utilizarse la aplicación de escritorio.

Mostrar fórmulas no es lo mismo que ocultarlas o protegerlas

La opción Mostrar fórmulas está pensada para revisar los cálculos de una hoja. Es diferente de la función que permite impedir que otras personas vean determinadas fórmulas.

Si compartes una hoja y quieres que determinadas fórmulas no aparezcan en la barra de fórmulas, Excel dispone de la propiedad Oculta. Esta propiedad solo entra en funcionamiento cuando se protege posteriormente la hoja.

1. Selecciona las celdas que contienen las fórmulas que quieres ocultar.
2. Ve a Inicio > Formato > Formato de celdas.
3. Abre la pestaña Protección.
4. Activa la casilla Oculta.
5. Pulsa Aceptar.
6. Ve a Revisar > Proteger hoja.
7. Comprueba las opciones de protección y aplica la protección de la hoja.

Una vez protegida, la fórmula de esas celdas deja de mostrarse en la barra de fórmulas y las celdas afectadas tampoco pueden editarse mientras permanezca activa la protección correspondiente. Marcar únicamente Oculta sin proteger después la hoja no completa el proceso.

Ocultar una fórmula tampoco equivale a proteger el archivo

La protección de una hoja está diseñada principalmente para evitar modificaciones en determinadas celdas y elementos. No debe confundirse con cifrar o proteger el archivo completo para impedir que otra persona pueda abrirlo.

Microsoft diferencia entre proteger una hoja, proteger la estructura de un libro y proteger el propio archivo. Por tanto, ocultar fórmulas mediante Oculta y Proteger hoja resulta útil para evitar que otros usuarios vean o modifiquen los cálculos durante el uso normal del documento, pero no debe considerarse por sí solo un sistema para proteger información confidencial.

Qué hacer si Ctrl + ` no muestra las fórmulas

Si el atajo no responde, utiliza primero Fórmulas > Mostrar fórmulas. Esto evita problemas provocados por la distribución del teclado o por no localizar correctamente la tecla del acento grave.

Si tampoco puedes consultar una fórmula concreta en la barra de fórmulas, comprueba si la hoja está protegida. Las fórmulas configuradas como ocultas pueden permanecer invisibles mientras esté aplicada esa protección. Si tienes autorización para modificar el documento, puedes revisar su estado desde Revisar > Desproteger hoja.

En Mac también conviene comprobar que la barra de fórmulas esté habilitada desde las opciones de visualización si el problema consiste únicamente en que no aparece la fórmula de la celda seleccionada.