Cómo mostrar porcentajes en una tabla dinámica de Excel sin crear fórmulas

Una tabla dinámica de Excel puede mostrar importes, cantidades o recuentos directamente como porcentajes sin que tengas que crear columnas auxiliares ni escribir fórmulas. La función Mostrar valores como permite calcular automáticamente qué porcentaje representa cada elemento respecto al total general, al total de su fila, al de su columna o a un nivel principal de la tabla.

Esta posibilidad está disponible en las versiones actuales de Excel para Microsoft 365 y también en Excel 2024, 2021, 2019 y 2016. La clave está en elegir correctamente el tipo de porcentaje, porque % del total general, % del total de filas y % del total de columnas responden a preguntas diferentes.

Cómo convertir los valores de una tabla dinámica en porcentajes

Si ya tienes creada la tabla dinámica, el procedimiento más rápido consiste en cambiar la forma en la que Excel muestra el campo de valores.

1. Haz clic en cualquier número del campo que quieras convertir en porcentaje.
2. Haz clic con el botón derecho.
3. Selecciona Mostrar valores como.
4. Elige el cálculo que necesites, por ejemplo % del total general, % del total de filas o % del total de columnas.

Excel recalcula automáticamente la presentación del campo. Los datos originales no se modifican y tampoco se añade ninguna fórmula a la hoja de origen.

También puedes acceder a más opciones desde Configuración de campo de valor. Abre esta ventana para el campo situado en el área Valores y entra en la pestaña Mostrar valores como. Desde allí puedes seleccionar todos los cálculos disponibles y, cuando sea necesario, indicar un campo o elemento base.

% del total general: qué porcentaje representa cada valor del conjunto completo

% del total general compara cada valor con la suma completa de todos los valores incluidos en la tabla dinámica.

Por ejemplo, imagina una tabla con ventas por producto y región:

• Portátiles: 30.000 euros.
• Monitores: 20.000 euros.
• Accesorios: 50.000 euros.
• Total: 100.000 euros.

Si utilizas % del total general, Excel mostraría respectivamente 30 %, 20 % y 50 %. Es la opción adecuada cuando quieres responder a preguntas como «¿qué parte de todas las ventas corresponde a este producto?».

% del total de filas: cada celda se compara con su propia fila

% del total de filas utiliza como referencia el total de la fila donde se encuentra cada valor.

Supongamos que cada fila corresponde a un producto y las columnas representan España, México y Colombia. Al activar esta opción, los porcentajes de cada fila se calculan respecto al total de ese producto.

Si un producto vende 60 unidades en España y 40 en México, con un total de 100, Excel mostrará 60 % y 40 %. Otra fila tendrá sus propios porcentajes calculados respecto a su propio total.

Esta opción resulta especialmente útil para analizar la distribución interna de cada categoría.

% del total de columnas: cada valor se compara con el total de su columna

% del total de columnas hace el cálculo contrario: cada celda se divide entre el total de la columna a la que pertenece.

Si las columnas representan países, por ejemplo, puedes utilizarlo para descubrir qué porcentaje de las ventas de España corresponde a cada producto, independientemente de lo que ocurra en México o Colombia.

La diferencia práctica es sencilla:

• % del total general: compara con toda la tabla.
• % del total de filas: compara con el total de la misma fila.
• % del total de columnas: compara con el total de la misma columna.

Cómo usar % del total principal en tablas con varios niveles

Cuando una tabla dinámica tiene una jerarquía, Excel puede calcular el porcentaje respecto al elemento inmediatamente superior en lugar de hacerlo respecto al total completo.

Por ejemplo, puedes organizar los datos de esta forma:

• Europa
  • España
  • Francia
  • Alemania
• América
  • México
  • Estados Unidos

Con % del total principal, España puede mostrarse como porcentaje de Europa, mientras México se calcula respecto al total de América. No se comparan directamente con el total global de todas las regiones.

Excel también ofrece variantes más específicas:

• % del total de filas principales: divide el valor entre el elemento principal correspondiente en las filas.
• % del total de columnas principales: utiliza como referencia el elemento principal de las columnas.
• % del total principal: calcula el porcentaje respecto al elemento principal del campo base que selecciones.

Estas opciones son útiles cuando tienes campos anidados, como continente > país, departamento > empleado o categoría > producto.

Cómo mostrar el valor original y el porcentaje al mismo tiempo

No tienes que elegir entre mostrar euros o porcentajes. Excel permite añadir el mismo campo de valores más de una vez para mostrar ambos cálculos en paralelo.

1. Abre la lista Campos de tabla dinámica.
2. Arrastra el mismo campo una segunda vez al área Valores.
3. Deja el primer campo con su cálculo original, por ejemplo Suma.
4. Abre Mostrar valores como para el segundo campo.
5. Selecciona, por ejemplo, % del total general.
6. Cambia el nombre de los campos si quieres distinguirlos con etiquetas como Ventas y % del total.

El resultado permite ver, por ejemplo, 25.000 € en una columna y 18,4 % junto a ella. Este método suele ser más útil que sustituir completamente los importes por porcentajes.

Mostrar valores como porcentaje no es lo mismo que aplicar formato de porcentaje

Hay una diferencia importante entre Mostrar valores como y limitarse a seleccionar el formato de número Porcentaje.

El formato de porcentaje únicamente cambia la representación visual de un número. No calcula qué proporción representa una cifra respecto a un total.

En cambio, Mostrar valores como > % del total general, por ejemplo, realiza el cálculo dentro de la propia tabla dinámica antes de presentar el resultado.

Por eso, si quieres averiguar qué porcentaje del total representa cada fila, no basta con cambiar el formato de las celdas a porcentaje.

Cómo cambiar los decimales de los porcentajes

Después de configurar el cálculo puedes ajustar el formato del campo completo.

1. Haz clic con el botón derecho sobre uno de los porcentajes.
2. Abre Configuración de campo de valor.
3. Selecciona Formato de número.
4. Elige Porcentaje.
5. Indica el número de posiciones decimales que quieras mostrar.
6. Confirma los cambios.

Usar Formato de número desde la configuración del campo es preferible a modificar manualmente unas pocas celdas, ya que el formato queda asociado al campo de la tabla dinámica.

Cómo volver a mostrar los valores normales

Si ya no quieres ver los datos como porcentajes, no necesitas reconstruir la tabla.

1. Haz clic con el botón derecho en uno de los valores afectados.
2. Selecciona Mostrar valores como.
3. Elige Sin cálculo.

Excel volverá a presentar los valores según la función utilizada para resumirlos, como suma, recuento o promedio.

Qué porcentaje elegir en cada caso

La elección depende de la pregunta que quieras responder con la tabla dinámica.

• Usa % del total general para saber qué peso tiene cada elemento dentro del conjunto completo.
• Usa % del total de filas para analizar cómo se reparte cada fila entre sus distintas columnas.
• Usa % del total de columnas para saber cómo se distribuye cada columna entre sus diferentes filas.
• Usa % del total principal cuando trabajes con jerarquías y quieras comparar un elemento con el grupo superior al que pertenece.

Qué hacer si el porcentaje no coincide con lo que esperabas

Antes de asumir que Excel está calculando mal, comprueba qué referencia has elegido. % del total general utiliza toda la tabla, mientras que las opciones de fila y columna cambian el denominador de cada cálculo.

También debes revisar la estructura de los campos de filas y columnas, los filtros aplicados y los niveles de jerarquía. Cambiar la posición de un campo puede alterar qué representa una fila, una columna o un elemento principal.

Si Excel está realizando un Recuento cuando esperabas una Suma, revisa además los datos de origen. Excel puede tratar el campo como texto cuando contiene tipos de datos mezclados. En ese caso, corrige primero los valores de origen, actualiza la tabla dinámica y comprueba de nuevo la configuración del campo.

En Excel para Mac algunas opciones pueden no aparecer directamente en el menú contextual. Microsoft indica que pueden encontrarse mediante Más opciones. Excel para la Web también permite utilizar Mostrar valores como, aunque la interfaz puede diferir ligeramente de la aplicación de escritorio.