Factura electrónica obligatoria en España: fechas de 2027 y 2028 y cómo funcionará la herramienta gratis de Hacienda

La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales ya tiene un calendario concreto en España. La Orden HAC/1028/2026, publicada en el Boletín Oficial del Estado el 5 de octubre, entra en vigor este 6 de octubre de 2026 y pone en marcha la cuenta atrás para la implantación del nuevo sistema.

Las primeras empresas estarán obligadas a utilizar factura electrónica B2B a partir del 6 de octubre de 2027. Para la mayoría de pymes, autónomos y profesionales, el cambio llegará un año más tarde, el 6 de octubre de 2028.

La nueva normativa también concreta cómo funcionará la solución pública de facturación electrónica gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. El servicio será gratuito y permitirá generar, enviar, consultar y recuperar facturas electrónicas sin necesidad de contratar obligatoriamente una plataforma privada.

Cuándo será obligatoria la factura electrónica en España

El calendario depende del volumen de operaciones del empresario o profesional:

• 6 de octubre de 2027: empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros durante el año natural anterior.
• 6 de octubre de 2028: resto de empresarios y profesionales incluidos en la obligación.

Estas fechas corresponden a la factura electrónica obligatoria en operaciones entre empresarios y profesionales, conocida habitualmente como facturación electrónica B2B.

No debe confundirse con una obligación general de emitir factura electrónica a cualquier consumidor. El nuevo régimen se centra en operaciones cuyo destinatario sea otro empresario o profesional establecido en España en los términos previstos por la normativa.

Hacienda ofrecerá una herramienta gratuita para crear facturas

Una de las novedades más importantes es que no será imprescindible contratar un servicio privado para poder cumplir con la nueva obligación.

La Agencia Tributaria desarrollará y gestionará una solución pública de facturación electrónica gratuita. Entre sus funciones se incluirá un formulario para generar facturas electrónicas de manera individual desde la Sede electrónica de la AEAT.

Esto puede resultar especialmente relevante para autónomos y pequeños negocios que emiten un número reducido de facturas y que no necesitan necesariamente un sistema avanzado de facturación o un ERP completo.

La herramienta pública deberá estar disponible al menos dos meses antes de que comience la primera fase obligatoria.

Se podrá acceder con certificado electrónico o Cl@ve

El acceso a la solución pública requerirá identificación electrónica. Los servicios automatizados utilizarán los certificados electrónicos admitidos por la Agencia Tributaria.

Cuando se utilicen los formularios web para generar facturas, comunicar pagos o consultar información, también podrá utilizarse Cl@ve como sistema de identificación.

La normativa contempla además la posibilidad de que un tercero autorizado realice determinadas operaciones en representación del empresario o profesional, siempre que disponga del apoderamiento correspondiente ante la Agencia Tributaria.

También será posible seguir utilizando plataformas privadas

La llegada de la herramienta pública no elimina las soluciones privadas de facturación. El futuro sistema español estará formado tanto por plataformas privadas como por la solución administrada por la AEAT.

Una empresa podrá, por tanto, continuar utilizando su programa de facturación o contratar una plataforma privada compatible con los nuevos requisitos.

Sin embargo, cuando una factura se emita utilizando un sistema privado, deberá remitirse simultáneamente a la solución pública una copia electrónica fiel en los casos establecidos por la normativa.

De esta forma, la plataforma pública también actuará como punto de interconexión y repositorio dentro del sistema nacional de facturación electrónica.

Si no eliges una plataforma privada, se utilizará la solución pública

La normativa establece además un mecanismo por defecto para recibir facturas.

Cuando un empresario o profesional no haya acordado expresamente con sus proveedores recibirlas mediante una o varias plataformas privadas, se entenderá que utiliza la solución pública de facturación electrónica.

No será necesario realizar una declaración específica para elegir esta opción.

Las facturas públicas utilizarán el formato UBL

Las facturas que se gestionen mediante la solución de la Agencia Tributaria utilizarán UBL, Universal Business Language, un formato estructurado basado en XML diseñado para el intercambio electrónico de documentos comerciales.

La Orden HAC/1028/2026 define los campos y la estructura que deberán tener las facturas y sus copias fieles, tomando también como referencia la norma europea EN 16931.

Esto supone una diferencia importante respecto a enviar simplemente un archivo PDF por correo electrónico. La factura electrónica del nuevo sistema contiene información estructurada que puede ser interpretada automáticamente por diferentes plataformas.

La plataforma permitirá consultar y descargar las facturas

La solución de Hacienda no estará limitada a emitir documentos. Los emisores y destinatarios podrán consultar las facturas almacenadas y descargar tanto las facturas originales como sus copias fieles.

Los destinatarios podrán además recuperar en cualquier momento las facturas que hayan recibido, ya sea directamente o mediante un acceso automatizado.

Las plataformas privadas tendrán que poder conectarse con el sistema público para recuperar automáticamente las facturas dirigidas a sus clientes y ponerlas a su disposición.

También habrá que comunicar cuándo se paga una factura

El nuevo modelo permite seguir el estado de una factura después de su emisión.

Entre la información que podrá registrarse se encuentra el rechazo de una factura, su fecha de vencimiento y la fecha en que se ha realizado el pago efectivo completo.

El destinatario tendrá que comunicar determinados estados de pago en los casos previstos por la normativa. El emisor también podrá informar del cobro, del impago o de posibles discrepancias sobre la información comunicada.

Estas comunicaciones podrán realizarse mediante servicios web o mediante formularios individuales disponibles en la Sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Cada factura tendrá un código único

Las facturas incorporadas a la solución pública podrán identificarse de forma única mediante una combinación de varios datos.

El código se formará a partir del NIF del emisor, la serie y número de factura y su fecha de expedición.

La plataforma realizará además validaciones antes de admitir las facturas o las copias fieles enviadas electrónicamente. Si detecta errores, devolverá información sobre el motivo del rechazo para que puedan corregirse.

Tras una transmisión correcta, la Agencia Tributaria proporcionará un acuse de recibo con su correspondiente código seguro de verificación.

Qué ocurre si la plataforma de Hacienda deja de funcionar

La orden también contempla posibles incidencias técnicas.

Si la solución pública no puede utilizarse durante más de 24 horas por un problema técnico atribuible al propio sistema, las facturas y las copias correspondientes podrán enviarse durante los cuatro días hábiles siguientes a la resolución de la incidencia.

El mismo margen se aplica a determinadas comunicaciones relacionadas con el estado y el pago de las facturas.

Factura electrónica y VeriFactu no son exactamente lo mismo

Uno de los puntos que puede generar más confusión es la diferencia entre la factura electrónica B2B y VeriFactu.

La factura electrónica obligatoria regula principalmente cómo deben emitirse, transmitirse y recibirse las facturas entre empresas y profesionales.

VeriFactu, en cambio, está relacionado con los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos utilizados para generar registros de facturación y con su relación con la Agencia Tributaria.

Aunque ambos proyectos forman parte de la digitalización de los procesos de facturación en España y pueden afectar al mismo software, no conviene utilizar ambos nombres como si fueran una única obligación.

Qué deberían revisar ahora autónomos y empresas

Para la mayoría de autónomos y pequeñas empresas todavía quedan dos años antes de que la factura electrónica B2B sea obligatoria, pero la publicación de la orden permite conocer ya buena parte de las reglas técnicas del futuro sistema.

Las empresas que utilizan programas de facturación, ERP o servicios de contabilidad pueden comprobar si sus proveedores prevén compatibilidad con UBL y con el sistema público de la Agencia Tributaria.

Los autónomos con necesidades más sencillas tendrán además la posibilidad de valorar la herramienta gratuita de Hacienda cuando esté disponible.

La fecha más próxima es el 6 de octubre de 2027 para quienes superen los 8 millones de euros de volumen de operaciones. Para el resto de empresarios y profesionales afectados, la fecha de referencia será el 6 de octubre de 2028.