Cómo hacer una copia de seguridad del nuevo Outlook: correos, contactos y calendario paso a paso

El nuevo Outlook para Windows ya permite exportar el contenido de un buzón a un archivo PST, pero hacer una copia de seguridad completa requiere entender una limitación importante: Microsoft todavía ofrece distintos niveles de compatibilidad para recuperar correos, contactos y calendarios desde esos archivos. Por este motivo, además del PST conviene guardar los contactos en CSV y, cuando sea necesario disponer de una copia independiente del calendario, utilizar un archivo ICS.

Qué método conviene usar para cada tipo de dato

• Correos: archivo PST.
• Contactos: PST como copia general y CSV como copia independiente y fácilmente importable.
• Calendario: PST como parte de la copia del buzón y, si necesitas una copia portátil separada, ICS cuando tu cuenta permita publicarlo.

Esta separación es importante porque un archivo PST puede contener diferentes tipos de elementos de Outlook, pero el nuevo Outlook no ofrece todavía la misma compatibilidad que Outlook clásico para abrir, consultar o restaurar todos ellos.

Cómo exportar los correos del nuevo Outlook a un archivo PST

Microsoft ha incorporado una función de exportación directamente en el nuevo Outlook para Windows. Puedes guardar todo el buzón o limitar la copia a determinadas carpetas.

1. Abre el nuevo Outlook en Windows.
2. Pulsa Configuración.
3. Entra en Archivos.
4. Selecciona Exportar.
5. Pulsa Comenzar.
6. Selecciona el buzón que quieres guardar.
7. Elige todo el buzón o únicamente las carpetas que quieras incluir.
8. Sigue el asistente hasta crear el archivo .pst.

La exportación crea una copia. Los mensajes originales permanecen en la cuenta de Outlook.

Los archivos adjuntos incluidos en los mensajes también forman parte de la exportación. En cambio, determinados elementos de configuración, como reglas de mensajes, listas de remitentes bloqueados, permisos o algunas propiedades de carpetas, no deben considerarse incluidos en una copia PST.

Guarda el archivo PST fuera del ordenador

Crear un PST en el mismo disco del PC no proporciona una protección completa frente a una avería, pérdida o borrado accidental del equipo. Después de realizar la exportación, copia el archivo a una ubicación independiente.

• Un disco externo.
• Una unidad USB con capacidad suficiente.
• Un almacenamiento de red protegido.
• Un servicio de almacenamiento en la nube adecuado para archivos personales.

Comprueba también que el archivo tenga un tamaño razonable y que la copia haya terminado antes de borrar cualquier información original.

Cómo hacer una copia independiente de los contactos en CSV

Aunque una exportación PST puede contener información de contactos, el formato CSV ofrece una ventaja práctica: el nuevo Outlook permite importar contactos directamente desde este tipo de archivo.

1. Abre el nuevo Outlook.
2. Selecciona Personas en el panel lateral.
3. En la barra superior, pulsa Exportar contactos.
4. En Contactos de esta carpeta, selecciona la lista que quieras guardar.
5. Pulsa Exportar.

Outlook guardará un archivo .csv, normalmente en la carpeta Descargas de Windows.

Conserva este CSV junto con tu copia PST. De este modo tendrás una copia de los contactos que puede volver a importarse sin depender de que el nuevo Outlook amplíe su compatibilidad con los contactos almacenados dentro de archivos PST.

Cómo restaurar contactos desde un CSV

1. Abre Personas en el nuevo Outlook.
2. Selecciona la cuenta en la que quieras recuperar los contactos.
3. Abre las opciones de administración de contactos.
4. Selecciona Importar contactos.
5. Busca el archivo .csv que guardaste.
6. Completa la importación.

Si el archivo procede de otra aplicación o de una versión anterior de Outlook, utilizar codificación UTF-8 ayuda a evitar problemas con tildes, eñes y otros caracteres especiales.

Cómo guardar una copia del calendario

El nuevo Outlook puede incluir los elementos del calendario al exportar el buzón a PST. Sin embargo, hay una diferencia entre guardar esos elementos y poder recuperarlos fácilmente desde el propio nuevo Outlook. Microsoft sigue ampliando el soporte de PST y existen limitaciones para trabajar con calendarios y contactos almacenados en estos archivos.

Si solo buscas una copia de seguridad integral, conserva el PST. Si además necesitas un archivo independiente que puedas importar posteriormente como calendario, el formato habitual es .ics.

Cómo obtener una copia ICS de un calendario compatible

En cuentas que permiten publicar calendarios, el nuevo Outlook puede generar un enlace ICS. Debes tener en cuenta que esta función está diseñada principalmente para compartir calendarios y no como sistema privado de backup.

1. Abre Calendario en el nuevo Outlook.
2. Entra en Configuración.
3. Selecciona Calendario y después Calendarios compartidos.
4. Busca la sección Publicar un calendario.
5. Selecciona el calendario que quieres guardar.
6. Elige el nivel de detalles que debe incluir.
7. Pulsa Publicar.
8. Utiliza el enlace ICS generado para guardar una copia.
9. Cuando termines, selecciona Dejar de publicar si no necesitas mantener ese calendario accesible mediante el enlace.

Advertencia: un calendario publicado puede ser consultado por cualquier persona que disponga de su enlace. Si únicamente utilizas esta opción para obtener una copia puntual, deja de publicarlo después de guardar el archivo.

Cómo importar posteriormente un archivo ICS

El nuevo Outlook admite la importación de eventos desde archivos ICS en las cuentas compatibles.

1. Abre Calendario.
2. Selecciona Agregar calendario.
3. Pulsa Cargar desde archivo.
4. Selecciona el archivo .ics.
5. Elige el calendario de destino.
6. Pulsa Importar.

La compatibilidad de importación de ICS puede depender del tipo de cuenta. Microsoft indica específicamente soporte para determinados escenarios con cuentas Microsoft 365 y Exchange.

El PST del nuevo Outlook tiene limitaciones importantes

El nuevo Outlook ya puede exportar correo, calendario, contactos y otros elementos de un buzón a PST, pero el soporte para utilizar después esos datos no es todavía equivalente al de Outlook clásico.

Los correos almacenados en archivos PST cuentan con el soporte más completo. Dependiendo de la versión desplegada, el nuevo Outlook permite abrir archivos PST, consultar correos, buscar mensajes y mover elementos entre el archivo y el buzón.

Los contactos y elementos de calendario guardados dentro de un PST tienen más limitaciones. Por eso no conviene asumir que basta con guardar todo en un único PST y que posteriormente podrás restaurarlo de la misma forma desde cualquier instalación del nuevo Outlook.

Qué debes guardar para tener una copia más completa

Si quieres reducir la dependencia de esas limitaciones, conserva al menos estos archivos cuando estén disponibles para tu cuenta:

• PST: copia principal del buzón y sus carpetas.
• CSV: copia independiente de los contactos.
• ICS: copia independiente del calendario si necesitas conservarlo fuera del servicio.

Guarda además estas copias en una ubicación diferente al disco principal del ordenador. Antes de confiar en ellas como única copia, comprueba que puedes localizar los archivos y que contienen la información que esperabas conservar.

No confundas sincronización con copia de seguridad

Las cuentas de Microsoft 365, Exchange y Outlook.com mantienen gran parte de los datos sincronizados con los servidores de Microsoft. Esto permite que correos, contactos y calendarios reaparezcan al configurar la misma cuenta en otro dispositivo, pero no convierte necesariamente esa sincronización en una copia independiente.

Una exportación local resulta útil cuando quieres conservar una versión separada de tus datos, trasladarlos a otra cuenta o disponer de una copia que no dependa exclusivamente del estado actual del buzón en línea.